Tus facturas se procesan solasCon +95% de precisión

Arconte no te pide cambiar cómo te llegan los papeles. Escucha una casilla dedicada (el clásico facturas@tuempresa), una carpeta compartida de red, Drive o SharePoint, un webhook desde tu portal de proveedores y también la foto que el encargado del depósito saca con el celular. Lee PDF nativo, PDF escaneado, JPG, PNG, TIFF multipágina y el XML de la factura electrónica, y abre los adjuntos comprimidos que vienen en el mismo mail.

Antes de mirar un solo campo hace tres cosas. Endereza y limpia la imagen, porque una foto torcida con sombra explica buena parte de los errores de lectura. Parte el archivo: un PDF de cuarenta páginas suele ser un lote de seis facturas distintas, y detecta dónde termina una y empieza la otra. Y descarta el duplicado por huella del archivo y por número de comprobante, así la misma factura que llegó por mail y por el portal del proveedor no entra dos veces al circuito.

Recién ahí clasifica: factura A, B o C, nota de crédito, remito, orden de compra, contrato. Importa porque cada tipo tiene campos y reglas distintas, y una nota de crédito tratada como factura ensucia la cuenta corriente del proveedor.

La precisión no se mide por documento sino campo por campo, y ese detalle cambia todo. Para cada dato, Arconte localiza dónde está en esa factura concreta (no en una plantilla), lo lee, lo normaliza y lo valida.

Normalizar es la parte aburrida y la que más errores evita: la fecha 03/04 no significa lo mismo en dos proveedores, el importe puede venir con punto de miles o con coma decimal, el CUIT con guiones o sin ellos, y la unidad de medida abreviada de seis maneras. Todo eso se lleva a un formato único antes de tocar tu sistema.

La validación va en tres niveles. Formato: el dígito verificador del CUIT tiene que cerrar. Aritmética interna: la suma de las líneas tiene que dar el subtotal, y el subtotal más IVA y percepciones tiene que dar el total. Y contra tus propios datos: el CUIT contra el maestro de proveedores, el número de orden de compra contra las órdenes abiertas, el precio unitario contra el acordado y la cantidad facturada contra el remito recibido, que es el three-way match de siempre.

Cada campo termina con tres cosas pegadas: el valor, un puntaje de confianza propio y el resultado de sus validaciones.

Ninguna solución seria acierta el 100%, y la diferencia entre una que funciona y una que se abandona está en qué hace con el resto. En Arconte, el umbral de confianza se configura por campo: al total y al CUIT se les exige más que a la condición de pago. Si un campo queda por debajo, no se frena el documento entero: solo ese campo va a la cola y lo demás sigue cargado.

La pantalla de revisión muestra el campo dudoso al lado del recorte de la imagen original donde fue leído. La persona confirma o corrige en un clic, sin abrir el PDF ni buscar el renglón. La cola se ordena por antigüedad y por monto, no en el orden en que llegaron.

Hay casos que van a revisión aunque la lectura sea perfecta: proveedor que no está en el maestro, diferencia contra la orden de compra por encima de la tolerancia, sospecha de duplicado, documento ilegible. Es human-in-the-loop por diseño, no un parche.

Lo que se corrige vuelve al modelo. El número que se mira todas las semanas es qué porcentaje pasa derecho sin que nadie lo toque, y ese porcentaje sube. Dato honesto: el primer mes la cola es incómoda.

Con los datos limpios, el documento entra al circuito que definís vos. Las reglas de ruteo se arman por monto, centro de costo, proveedor y tipo de comprobante: hasta cierta cifra pasa directo, arriba de esa cifra espera al aprobador que corresponda, y una compra sin orden previa siempre pide firma. El aprobador resuelve desde el mail o desde el panel, con el documento a la vista.

Después sale al sistema contable: cabecera, líneas y el enlace al archivo original, para que el asiento nunca quede huérfano del papel que lo respalda. Cada comprobante lleva una clave única (CUIT, tipo, punto de venta y número); si se reprocesa, se actualiza en lugar de duplicar el asiento, que es el error más caro de estas integraciones.

Se conecta con Tango Gestión, Bejerman, SAP y cualquier sistema con API. Y cuando el ERP rechaza la carga (período contable cerrado, proveedor inactivo, cuenta inexistente), el documento no se pierde ni se reintenta a ciegas: vuelve a la cola con el error textual del ERP, para que la persona corrija la causa en vez de adivinarla.

Si una IA toca tu contabilidad, tenés que poder reconstruir por qué hizo lo que hizo. Cada campo guarda su rastro completo: el valor extraído, la confianza con la que se leyó, las coordenadas en la página, la versión del modelo que lo procesó y, si alguien lo corrigió, quién y cuándo. El documento original queda inmutable al lado del dato.

Eso sirve tres veces. Para la auditoría, que pregunta cómo se llegó a un número. Para tu contador, que necesita el respaldo y no una captura de pantalla. Y para discutir con el proveedor, porque tenés el comprobante y la lectura lado a lado.

La retención se define en tu entorno según tu política: en Argentina, el Código Civil y Comercial obliga a conservar los instrumentos respaldatorios por diez años (art. 328), y ese plazo se configura, no se improvisa.

Sobre dónde viven los datos: tu implementación corre íntegramente sobre Salesforce o sobre Oracle Cloud Infrastructure. Las certificaciones auditables (SOC 2 Type II, ISO 27001, PCI DSS) son de esas plataformas, no de Vantegrate. El detalle de controles, cifrado y residencia está en Seguridad y en Transparencia de datos.

Arconte no es un ERP ni un sistema contable: no reemplaza a Tango, a SAP ni a tu contabilidad, les entrega datos limpios. Tampoco imputa cuentas por criterio propio; aplica las reglas de imputación que definís, y una cuenta nueva la decide tu equipo. No firma digitalmente, no presenta declaraciones ante el fisco y no emite comprobantes.

Con manuscritos libres es honesto: una anotación a mano en el margen la marca como excepción, no la inventa. Y de un contrato extrae partes, fechas, montos, plazos y vencimientos, pero la lectura jurídica sigue siendo de un abogado.

Hay tres situaciones en las que te vamos a decir que no conviene, y las decimos en la primera llamada. Una: volumen bajo. Con unas pocas facturas por semana el ahorro no paga la implementación y estás mejor como estás. Dos: si tus documentos ya llegan estructurados por EDI o por XML de punta a punta, el problema está resuelto y no hace falta IA encima. Tres: si nadie de tu lado va a atender la cola de excepciones las primeras semanas. Sin esa persona el circuito queda a medias y el proyecto se abandona a los dos meses. Es el único requisito que no podemos cubrir nosotros.