Cotización

Una cotización (o presupuesto) es el documento comercial con el que una empresa le presenta a un cliente potencial el detalle de una oferta: qué productos o servicios incluye, en qué cantidades, a qué precio unitario, con qué descuentos, impuestos, condiciones de pago, plazo de entrega y fecha de vigencia. No es una factura ni obliga a comprar: es la propuesta formal que el comprador usa para decidir, comparar y, eventualmente, aprobar.

En un proceso de ventas B2B, la cotización es la pieza que transforma una conversación en una oferta concreta y trazable. Vive sobre la oportunidad dentro del CRM y, cuando el cliente la aprueba, suele dispararse la generación de una orden de compra o el avance al cierre. Estructurar bien la cotización (precios consistentes, reglas de descuento, aprobaciones) es parte de lo que ordena un CRM de ventas como Sellium, que la mantiene conectada al pipeline en lugar de vivir suelta en planillas y correos.

Cuando el armado de cotizaciones se vuelve complejo (muchos productos, combinaciones, descuentos por volumen o reglas de aprobación), entra en juego la disciplina de CPQ (Configure, Price, Quote), que automatiza la configuración, el precio y la generación del documento para que sea rápido y sin errores.

Un aviso para no confundirse: en finanzas, la palabra también nombra el precio de una moneda, una acción o un bono en el mercado, como la cotización del dólar. Esta ficha trata la cotización comercial, la que un vendedor le envía a un cliente.

Qué incluye una cotización bien armada

Una cotización profesional no es solo un precio: es un documento que reduce la fricción de la decisión de compra porque responde, por adelantado, todas las preguntas del comprador. Los elementos que casi nunca deberían faltar son:

• Datos del emisor y del cliente: razón social, CUIT o identificación fiscal, contacto y, en B2B argentino, la condición frente al IVA (responsable inscripto, monotributo, exento).
• Detalle de líneas: cada producto o servicio con su código o SKU, descripción, cantidad y precio unitario.
• Subtotales, descuentos e impuestos: descuento por línea o global, neto gravado, IVA y, si aplica, percepciones de IIBB.
• Condiciones comerciales: forma y plazo de pago, moneda (clave en contextos inflacionarios), plazo de entrega y costos de flete.
• Vigencia: la fecha hasta la cual el precio se sostiene. Sin vigencia, una cotización pierde fuerza porque el comprador asume que puede negociar indefinidamente.
• Número y fecha: para que el documento sea rastreable y se pueda vincular a la oportunidad y, más tarde, a la factura.

Cómo hacer una cotización paso a paso

1. Calificá el pedido: confirmá qué necesita el cliente, en qué cantidad, para cuándo y quién decide la compra.
2. Tomá los precios de una lista única: el precio sale de la lista de la empresa, no de una planilla que cada vendedor copió por su cuenta.
3. Aplicá descuentos dentro de las reglas: si el descuento pasa el margen permitido, pedí la aprobación antes de enviar.
4. Sumá impuestos y condiciones: IVA, percepciones si corresponden, moneda, forma y plazo de pago, plazo de entrega y flete.
5. Fijá la vigencia: la fecha hasta la que sostenés precio y condiciones.
6. Numerala y registrala: un número único, la fecha de emisión y el vínculo con la oportunidad en el CRM.
7. Enviala con el seguimiento agendado: el próximo contacto queda fijado antes de que venza.

Modelo de cotización con datos de ejemplo

Así se ve una cotización B2B completa. Los datos son ilustrativos: lo que importa es que ningún campo quede librado a la memoria del vendedor.

Por qué importa en el proceso de ventas

La cotización es un punto de inflexión del embudo de conversión: es el momento en que el interés se convierte en una intención de compra medible. Por eso es una de las métricas que más dice sobre la salud comercial. La proporción de cotizaciones que terminan en venta es, en la práctica, una lectura directa de la tasa de conversión de la etapa final y alimenta el forecast de ventas: si sé cuántas cotizaciones tengo abiertas, por qué monto y con qué probabilidad de cierre, puedo proyectar ingresos con mucha más precisión que mirando solo el pipeline en general.

Una cotización lenta o inconsistente cuesta plata de forma silenciosa. Si un vendedor tarda dos días en armar un presupuesto a mano en una planilla, el cliente ya pidió a la competencia. Y si cada vendedor usa su propia plantilla, con precios desactualizados o descuentos sin control, la empresa pierde margen y consistencia de marca.

Cómo funciona dentro de un CRM

En un CRM de ventas moderno, la cotización deja de ser un archivo aislado y pasa a ser un registro vivo conectado: nace desde una oportunidad, toma los productos de un catálogo o lista de precios centralizada, aplica reglas de descuento y aprobación automáticas, y queda asociada al cliente para todo su historial. Cuando se aprueba, no hay que recargar nada: la información fluye hacia la orden y la facturación. Esto elimina el doble tipeo, garantiza que el precio cotizado sea el precio facturado y deja trazabilidad completa de quién ofreció qué, a quién y cuándo.

Ejemplo concreto (LATAM / Argentina)

Una distribuidora mayorista de la zona de Buenos Aires recibe un pedido de un supermercado regional por veinte SKU de Consumo Masivo. Sin sistema, el vendedor abre una planilla, copia precios de una lista que quizás está desactualizada por la última suba, calcula descuentos por volumen a ojo y manda un PDF por correo. Con un CRM, en cambio, arma la cotización desde la oportunidad en minutos: el sistema trae el precio vigente en pesos, aplica automáticamente el descuento por volumen pactado, suma el IVA y las percepciones, y fija una vigencia de siete días por el contexto inflacionario. El supermercado la aprueba desde su celular y la orden se genera sin recargar datos.

Errores comunes

• No poner vigencia, sobre todo en economías con inflación: el precio queda "abierto" y se erosiona el margen.
• Precios desactualizados por trabajar con listas en planillas que cada vendedor copia por su cuenta.
• Descuentos sin control ni aprobación, que destruyen rentabilidad sin que nadie lo vea hasta fin de mes.
• Cotizar y olvidar: no hacer seguimiento de las cotizaciones abiertas es dejar ventas sobre la mesa. Una cotización sin follow-up es una oportunidad que se enfría.
• Documentos inconsistentes entre vendedores, que dañan la percepción de profesionalismo de la marca.

Cotización vs factura vs orden de compra

Estos tres documentos suelen confundirse, pero ocupan momentos distintos del ciclo comercial. La diferencia es el grado de compromiso:

En resumen: la cotización propone, la orden de compra confirma y la factura cobra. Entender esa secuencia ayuda a no tratar un presupuesto como si fuera un compromiso en firme, ni a facturar antes de tener la aceptación del cliente.